В работе любой организации ежедневно используются самые разные бумаги. Одни из них нужны временно и не представляют собой особенной ценности. Другие — содержат личные данные или коммерческую тайну. Третьи — и вовсе подлежат многолетнему хранению в собственных архивных фондах компании, а затем — передаче в государственные архивы.
В этой статье мы поговорим о том, как хранить документы в компании и обязательно ли это делать прямо в офисе. Важно отметить что архивное и текущее хранение документов в организации отличаются друг от друга. Текущие бумаги используются регулярно и прямо сейчас, но при этом далеко не все они должны потом отправиться в архив. Эти листы обычно хранятся или временно пребывают там, где их используют. А архивные документы нужны не так часто, они постоянно находятся в архиве и могут быть извлечены оттуда только по необходимости. Кроме того, эти листы непременно проходят предварительную процедуру архивной обработки.
Архив в офисе
Первый вариант — достаточно часто встречающийся на практике, но не всегда и не во всем удобный — это размещение архива прямо в офисе компании. Обычно под него выделяют помещение, которое сначала специальным образом готовят.
Плюсы такого подхода:
- это бесплатно (за исключением стоимости аренды помещения, коммунальных услуг и оплаты труда сотрудника, обеспечивающего работу архива);
- бумаги всегда находятся под рукой, в любой момент к ним можно обратиться.
Минусов у такого метода, к сожалению, намного больше:
- сложно поддерживать порядок в архиве, если сотрудники не прошли специальную подготовку или если эти задачи поручают персоналу, уже занятому другой работой;
- крайне сложно обеспечить идеальную сохранность документов и правильное хранение;
- многие сотрудники могут получить доступ к документам, а при неблагоприятном раскладе бумагами могут завладеть и посторонние.
Внеофисное хранение
Второй вариант — отправить бумаги на внеофисное хранение в профессиональные хранилища. У этого метода очень много плюсов:
- идеальные условия хранения — за температурно-влажностный и световой режим отвечают специальные датчики;
- высочайший уровень безопасности — охранная сигнализация защищает от доступа посторонних, пожарная сигнализация и современные системы пожаротушения — от воздействия огня, а кодировка единиц хранения — от несанкционированного доступа даже сотрудников самого хранилища;
- бумаги не занимают место в офисе, вам не нужно выделять для них помещения, что особенно важно, когда документов становится очень много;
- вас не касаются никакие заботы об архиве — обработку и поддержание документов в порядке проводят профессионалы;
- при необходимости вы можете приехать в архив, чтобы поработать с бумагами или заказать их доставку в офис.
Минус у такого подхода всего один — эта платная услуга. Но она одновременно избавляет вас от других расходы, что компенсирует траты.
