Как организовать хранение документов в компании?

0
69

В работе любой организации ежедневно используются самые разные бумаги. Одни из них нужны временно и не представляют собой особенной ценности. Другие — содержат личные данные или коммерческую тайну. Третьи — и вовсе подлежат многолетнему хранению в собственных архивных фондах компании, а затем — передаче в государственные архивы.

В этой статье мы поговорим о том, как хранить документы в компании и обязательно ли это делать прямо в офисе. Важно отметить что архивное и текущее хранение документов в организации отличаются друг от друга. Текущие бумаги используются регулярно и прямо сейчас, но при этом далеко не все они должны потом отправиться в архив. Эти листы обычно хранятся или временно пребывают там, где их используют. А архивные документы нужны не так часто, они постоянно находятся в архиве и могут быть извлечены оттуда только по необходимости. Кроме того, эти листы непременно проходят предварительную процедуру архивной обработки.

Архив в офисе

Первый вариант — достаточно часто встречающийся на практике, но не всегда и не во всем удобный — это размещение архива прямо в офисе компании. Обычно под него выделяют помещение, которое сначала специальным образом готовят.

 

Плюсы такого подхода:

  • это бесплатно (за исключением стоимости аренды помещения, коммунальных услуг и оплаты труда сотрудника, обеспечивающего работу архива);
  • бумаги всегда находятся под рукой, в любой момент к ним можно обратиться.

Минусов у такого метода, к сожалению, намного больше:

  • сложно поддерживать порядок в архиве, если сотрудники не прошли специальную подготовку или если эти задачи поручают персоналу, уже занятому другой работой;
  • крайне сложно обеспечить идеальную сохранность документов и правильное хранение;
  • многие сотрудники могут получить доступ к документам, а при неблагоприятном раскладе бумагами могут завладеть и посторонние.

Внеофисное хранение

Второй вариант — отправить бумаги на внеофисное хранение в профессиональные хранилища. У этого метода очень много плюсов:

  • идеальные условия хранения — за температурно-влажностный и световой режим отвечают специальные датчики;
  • высочайший уровень безопасности — охранная сигнализация защищает от доступа посторонних, пожарная сигнализация и современные системы пожаротушения — от воздействия огня, а кодировка единиц хранения — от несанкционированного доступа даже сотрудников самого хранилища;
  • бумаги не занимают место в офисе, вам не нужно выделять для них помещения, что особенно важно, когда документов становится очень много;
  • вас не касаются никакие заботы об архиве — обработку и поддержание документов в порядке проводят профессионалы;
  • при необходимости вы можете приехать в архив, чтобы поработать с бумагами или заказать их доставку в офис.

Минус у такого подхода всего один — эта платная услуга. Но она одновременно избавляет вас от других расходы, что компенсирует траты.